Was bedeutet Compliance?

Compliance bezeichnet die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und internen Regeln, die für ein Unternehmen relevant sind. Welche Anforderungen konkret gelten, hängt unter anderem von der Rechtsform, der Branche, der Unternehmensgröße, den angebotenen Leistungen und der Beschäftigtenzahl ab.

Compliance kann deshalb sehr unterschiedliche Bereiche betreffen, zum Beispiel:

  • gesellschaftsrechtliche Unterlagen und Registerangaben
  • Verträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen
  • arbeitsrechtliche Dokumente
  • Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und in E-Mails
  • Angaben im Impressum der Unternehmenswebsite
  • interne Zuständigkeiten und Kontrollprozesse
  • Datenschutz, Geldwäscheprävention oder Hinweisgebersysteme, soweit die jeweiligen Vorschriften anwendbar sind

Nicht jedes Unternehmen benötigt ein komplexes Compliance-Management-System. Jedes Unternehmen sollte jedoch wissen, welche Pflichten gelten, wer für ihre Einhaltung verantwortlich ist und wie Änderungen erfasst werden.

Für welche Unternehmen ist Compliance relevant?

Compliance betrifft grundsätzlich Unternehmen jeder Größe. Der Umfang unterscheidet sich jedoch erheblich.

Ein kleiner Betrieb mit wenigen Beschäftigten hat andere Anforderungen als eine international tätige Unternehmensgruppe. Dennoch bestehen auch im Mittelstand zahlreiche Pflichten, die im laufenden Geschäft berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören beispielsweise korrekte Registerangaben, aktuelle Arbeitsverträge, wirksam einbezogene AGB und vollständige Unternehmensangaben in der geschäftlichen Kommunikation.

Für eine GmbH schreibt § 35a GmbHG unter anderem bestimmte Angaben auf Geschäftsbriefen vor. Dazu zählen die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer und die Namen der Geschäftsführung. Vergleichbare Vorgaben gelten nach § 37a HGB für eingetragene Kaufleute. Die Regelungen erfassen Geschäftsbriefe unabhängig von ihrer Form und können damit auch geschäftliche E-Mails betreffen.

Auch die Website gehört regelmäßig in die Prüfung. Geschäftsmäßige digitale Dienste müssen nach § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes bestimmte Informationen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar bereithalten. Welche Angaben erforderlich sind, richtet sich nach der konkreten Unternehmens- und Tätigkeitsform.

Warum Compliance eine Aufgabe der Geschäftsleitung ist

Die Verantwortung für eine rechtssichere Unternehmensorganisation liegt grundsätzlich bei der Geschäftsleitung. Geschäftsführer einer GmbH müssen nach § 43 GmbHG die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anwenden. Verletzen sie ihre Pflichten, können sie der Gesellschaft gegenüber für daraus entstehende Schäden haften.

Darüber hinaus kann eine Verletzung der betrieblichen Aufsichtspflicht eine Ordnungswidrigkeit darstellen. § 130 OWiG erfasst Fälle, in denen erforderliche Aufsichtsmaßnahmen unterlassen werden und dadurch betriebsbezogene Pflichtverstöße ermöglicht oder wesentlich erleichtert werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können Geldbußen auch gegen das Unternehmen selbst festgesetzt werden.

Das bedeutet nicht, dass die Geschäftsleitung jede einzelne Vorschrift persönlich umsetzen muss. Aufgaben können innerhalb des Unternehmens verteilt oder extern begleitet werden. Zuständigkeiten, Kontrollen und Eskalationswege sollten jedoch nachvollziehbar geregelt sein.

Welche Bereiche sollten Unternehmen regelmäßig prüfen?

Gesellschaftsrechtliche Unterlagen

Gesellschaftsvertrag, Handelsregister und interne Beschlüsse sollten die tatsächlichen Verhältnisse des Unternehmens abbilden. Das gilt besonders nach einem Wechsel in der Geschäftsführung, Veränderungen im Gesellschafterkreis oder einer Umstrukturierung.

Auch die Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister müssen geprüft werden. Juristische Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften sind grundsätzlich verpflichtet, die erforderlichen Angaben einzuholen, aufzubewahren, aktuell zu halten und dem Transparenzregister mitzuteilen. Zu den erfassten Informationen gehören unter anderem Name, Geburtsdatum, Wohnort, Staatsangehörigkeiten sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Verstöße gegen Mitteilungspflichten können als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden.

Verträge und Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vertragsmuster werden in vielen Unternehmen über Jahre verwendet. Dabei können sich Geschäftsmodelle, Leistungen und rechtliche Anforderungen verändern.

Allgemeine Geschäftsbedingungen entfalten zudem nicht allein deshalb Wirkung, weil sie vorhanden sind. Sie müssen wirksam in den jeweiligen Vertrag einbezogen werden. § 305 BGB verlangt dafür grundsätzlich einen Hinweis bei Vertragsschluss, eine zumutbare Möglichkeit zur Kenntnisnahme und das Einverständnis der anderen Vertragspartei. Unwirksame oder nicht einbezogene Klauseln werden regelmäßig durch die gesetzlichen Regelungen ersetzt.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur den Inhalt ihrer AGB prüfen. Ebenso wichtig ist die Frage, an welcher Stelle des Bestell- oder Vertragsschlusses auf sie hingewiesen wird.

Arbeitsrechtliche Dokumente

Arbeitsverträge müssen zur tatsächlichen Beschäftigungssituation passen. Veränderungen bei Arbeitszeit, Arbeitsort, Vergütung, mobiler Arbeit oder Zusatzleistungen sollten korrekt dokumentiert werden.

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses innerhalb gesetzlich bestimmter Fristen niederzulegen und zu übermitteln. Der gesetzlich geforderte Inhalt geht über die Angabe von Tätigkeit, Vergütung und Arbeitszeit hinaus.

Besondere Aufmerksamkeit benötigen zudem Kündigungen und Aufhebungsverträge. Veraltete Vorlagen oder unklare Zuständigkeiten können hier erhebliche rechtliche und wirtschaftliche Folgen auslösen.

Pflichtangaben im Geschäftsverkehr

Geschäftsbriefe, Angebote, Auftragsbestätigungen und geschäftliche E-Mails werden häufig aus bestehenden Vorlagen erstellt. Ändert sich die Geschäftsführung, der Sitz oder die Handelsregisternummer, werden jedoch nicht immer alle Dokumente und Signaturen angepasst.

Auch das Impressum einer Website sollte nach organisatorischen oder personellen Veränderungen überprüft werden. Dabei genügt es nicht, dass die Angaben irgendwo auf der Website vorhanden sind. Die gesetzlich geforderten Informationen müssen leicht erkennbar und unmittelbar erreichbar sein.

Welche Risiken entstehen durch Compliance-Verstöße?

Die möglichen Folgen hängen von der verletzten Vorschrift und dem konkreten Einzelfall ab. In Betracht kommen insbesondere:

  • Bußgelder und behördliche Verfahren
  • zivilrechtliche Schadensersatzansprüche
  • persönliche Haftungsrisiken für die Geschäftsleitung
  • unwirksame Vertragsklauseln
  • arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen
  • Verzögerungen bei Finanzierungen oder Unternehmenstransaktionen
  • Reputationsschäden gegenüber Kunden, Beschäftigten und Geschäftspartnern
  • zusätzlicher Zeit- und Kostenaufwand für nachträgliche Korrekturen

Nicht jeder formale Fehler führt automatisch zu einer Sanktion. Häufen sich Lücken oder fehlen klare Zuständigkeiten, steigt jedoch das Risiko, dass Probleme erst bei einer Betriebsprüfung, einer Auseinandersetzung oder einer Unternehmenstransaktion sichtbar werden.

Woran lässt sich Handlungsbedarf erkennen?

Eine Überprüfung ist besonders sinnvoll, wenn:

  • Gesellschaftsvertrag oder Vertragsmuster seit mehreren Jahren nicht geprüft wurden
  • sich die Geschäftsführung oder der Gesellschafterkreis verändert hat
  • neue Leistungen, Standorte oder digitale Vertriebswege hinzugekommen sind
  • Arbeitsverträge aus unterschiedlichen Zeiträumen verwendet werden
  • AGB und Angebotsprozesse nicht aufeinander abgestimmt sind
  • unklar ist, wer Registerangaben, Website und E-Mail-Signaturen aktualisiert
  • rechtliche Unterlagen an verschiedenen Stellen ohne zentrale Übersicht verwaltet werden

Auch ohne konkreten Anlass empfiehlt sich eine regelmäßige Bestandsaufnahme. Compliance ist kein einmaliges Projekt. Unternehmensunterlagen und Zuständigkeiten sollten mit der tatsächlichen Entwicklung des Betriebs Schritt halten.

So gelingt ein praxisnaher Compliance-Check

Eine erste Überprüfung kann in vier Schritten erfolgen:

1. Relevante Unterlagen erfassen

Zunächst sollte geklärt werden, welche Dokumente, Registereinträge und Kommunikationsmittel vorhanden sind. Dazu gehören etwa Gesellschaftsunterlagen, Vertragsmuster, Arbeitsverträge, AGB, Geschäftsbriefvorlagen, E-Mail-Signaturen und die Unternehmenswebsite.

2. Verantwortlichkeiten festlegen

Für jeden Bereich sollte eine zuständige Person oder Funktion benannt sein. Ebenso wichtig ist eine Vertretungsregelung für Urlaub, Krankheit oder personelle Wechsel.

3. Aktualität und Konsistenz prüfen

Die Angaben in den verschiedenen Dokumenten müssen übereinstimmen. Der Name der Geschäftsführung sollte beispielsweise im Handelsregister, auf Geschäftsbriefen, in E-Mail-Signaturen und im Impressum korrekt wiedergegeben sein.

4. Maßnahmen priorisieren

Nicht jede Abweichung hat dieselbe Dringlichkeit. Unternehmen sollten unterscheiden zwischen unmittelbar zu korrigierenden Rechtsverstößen, relevanten Vertragsrisiken und organisatorischen Verbesserungsmöglichkeiten.

Compliance schafft Klarheit für unternehmerische Entscheidungen

Ein funktionierender Compliance-Ansatz muss zur Größe und Struktur des Unternehmens passen. Entscheidend ist nicht die Zahl der Richtlinien. Entscheidend ist, dass gesetzliche Pflichten erkannt, Verantwortlichkeiten festgelegt und relevante Dokumente aktuell gehalten werden.

Eine strukturierte Prüfung schafft Transparenz über den bestehenden Stand und zeigt, an welchen Stellen konkreter Handlungsbedarf besteht. Frühzeitige Korrekturen sind in der Regel einfacher als Anpassungen unter dem Druck einer behördlichen Prüfung, einer rechtlichen Auseinandersetzung oder einer Transaktion.

AHW Compliance Check-up: Rechtliche Schwachstellen frühzeitig erkennen

Der AHW Compliance Check-up unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei einer strukturierten Bestandsaufnahme ausgewählter rechtlich relevanter Unterlagen.

Geprüft werden insbesondere:

  • gesellschaftsrechtliche Unterlagen und Registerangaben
  • Angebots- und Vertragsunterlagen sowie vorhandene AGB
  • ausgewählte arbeitsrechtliche Dokumente
  • Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, in E-Mails und im Impressum

Unternehmen erhalten eine nachvollziehbare Einordnung der erkannten Schwachstellen sowie konkrete Empfehlungen für die nächsten Schritte. Der Check-up wird zu einem Festpreis von 600 Euro angeboten.

Das Infoblatt fasst den Prüfungsumfang, den Ablauf und die benötigten Unterlagen kompakt zusammen.

Für Rückfragen und zur Beauftragung ist das Compliance-Legal-Team unter compliance@ahw.de erreichbar.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.