Eine Betriebsprüfung gehört für Unternehmen zu den regulären Instrumenten der steuerlichen Kontrolle. Während früher Papierunterlagen im Mittelpunkt standen, erfolgt die Prüfung heute zunehmend digital. Buchhaltungsdaten, Kassenaufzeichnungen, E-Rechnungen sowie Informationen aus der Warenwirtschaft oder Lohnbuchhaltung können elektronisch angefordert und maschinell ausgewertet werden.

Eine sorgfältige Vorbereitung umfasst daher längst nicht mehr nur die korrekte Buchführung. Ebenso entscheidend sind strukturierte digitale Prozesse, eine nachvollziehbare Dokumentation sowie die revisionssichere Bereitstellung steuerlich relevanter Daten.

Die digitale Betriebsprüfung stellt neue Anforderungen

Die Digitalisierung verändert auch die Arbeitsweise der Finanzverwaltung. Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden heute häufig digitale Datenbestände angefordert, darunter:

  • Finanzbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Kassenaufzeichnungen
  • Warenwirtschaftssysteme
  • digitale Belege
  • E-Rechnungen

Neben der Richtigkeit der Buchungen rücken deshalb auch interne Abläufe und die Organisation der digitalen Archivierung in den Fokus.

Wann wird eine Betriebsprüfung durchgeführt?

Grundlage jeder Betriebsprüfung ist eine Prüfungsanordnung des Finanzamts. Darin werden die betroffenen Veranlagungszeiträume, Steuerarten sowie Unternehmensbereiche festgelegt.

Eine Betriebsprüfung kann unter anderem folgende Ursachen haben:

  • turnusmäßige Prüfungen
  • Auffälligkeiten in Steuererklärungen
  • hohe Vorsteuererstattungen
  • branchenspezifische Risiken
  • Besonderheiten bei der Kassenführung
  • außergewöhnliche Geschäftsvorfälle
  • Kontrollmitteilungen anderer Behörden oder Finanzämter
  • anonyme Anzeigen

Bereits nach Eingang der Prüfungsanordnung empfiehlt sich eine strukturierte Vorbereitung aller relevanten Unterlagen und Prozesse.

Betriebsprüfung vorbereiten: Die wichtigsten Maßnahmen

Eine frühzeitige Organisation erleichtert den gesamten Prüfungsablauf und reduziert unnötige Rückfragen.

Prüfungsumfang analysieren

Zunächst sollte geprüft werden, welche Jahre, Steuerarten und Unternehmensbereiche tatsächlich Gegenstand der Betriebsprüfung sind.

Unterlagen vollständig zusammenstellen

Alle steuerlich relevanten Dokumente sollten vollständig und digital verfügbar sein. Hierzu zählen insbesondere:

  • Buchhaltungsdaten
  • digitale Belege
  • Kassenaufzeichnungen
  • Lohnunterlagen
  • Anlagenverzeichnis
  • E-Rechnungen
  • Aufzeichnungen über die Installation der Kassensysteme
  • Dokumentationen über sämtliche Updates der Kassensysteme

Zuständigkeiten eindeutig festlegen

Klare Verantwortlichkeiten sorgen für einen geordneten Ablauf. Dazu gehören insbesondere die Kommunikation mit dem Finanzamt, die Bereitstellung der Daten sowie die Koordination innerhalb des Unternehmens.

GoBD-konforme Buchführung als Grundlage

Eine GoBD-konforme Buchführung bildet die Grundlage jeder erfolgreichen Betriebsprüfung.

Steuerlich relevante Daten müssen:

  • vollständig erfasst,
  • nachvollziehbar dokumentiert,
  • unveränderbar gespeichert und
  • jederzeit verfügbar sein.

Ebenso wichtig ist eine aktuelle Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt nachvollziehbar, wie steuerlich relevante Informationen im Unternehmen verarbeitet, archiviert und bereitgestellt werden.

Regelmäßige Überprüfungen der internen Prozesse helfen dabei, mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.

E-Rechnung gewinnt für Betriebsprüfungen weiter an Bedeutung

Mit der Einführung der E-Rechnung steigen die Anforderungen an die digitale Archivierung.

Elektronische Rechnungen sollten nicht nur empfangen, sondern auch strukturiert gespeichert und im Originalformat langfristig archiviert werden. Für spätere Betriebsprüfungen muss jederzeit eine vollständige und prüfbare Bereitstellung möglich sein.

Ein ausschließlich archiviertes PDF erfüllt diese Anforderungen künftig häufig nicht mehr.

Typische Risikobereiche im Rahmen einer Betriebsprüfung

Bestimmte Themen werden im Rahmen einer Betriebsprüfung regelmäßig besonders intensiv betrachtet.

Hierzu gehören unter anderem:

  • Kassenführung
  • Bewertung von Vorräten und halbfertigen Arbeiten
  • Prüfung, ob die Aufschlagssätze und der Wareneinsatz plausibel sind
  • Bewirtungsaufwendungen
  • Reisekosten
  • private Nutzungsanteile
  • offene Forderungen
  • Gesellschafterkonten
  • unvollständige oder fehlerhafte Belege

Eine interne Vorabprüfung kann dazu beitragen, Risiken frühzeitig zu identifizieren und zu minimieren.

Digitale Vorbereitung schafft Sicherheit

Eine strukturierte Vorbereitung umfasst heute weit mehr als die Zusammenstellung einzelner Unterlagen.

Sinnvolle Maßnahmen sind beispielsweise:

  • Testexporte der Buchhaltungsdaten
  • Überprüfung der Kassendaten
  • Aktualisierung der Verfahrensdokumentation
  • Kontrolle der GoBD-Konformität
  • Analyse möglicher steuerlicher Risikobereiche

Dadurch können organisatorische Schwächen häufig bereits vor Beginn der eigentlichen Betriebsprüfung erkannt und behoben werden.

Professionelle Begleitung während der Betriebsprüfung

Eine fachliche Begleitung durch die AHW Hunold & Partner mbB kann den gesamten Prüfungsprozess deutlich vereinfachen. Dazu gehören insbesondere die Einordnung der Prüfungsanordnung, die Vorbereitung der digitalen Datenbereitstellung, die Überprüfung der GoBD-Konformität sowie die Begleitung während der gesamten Betriebsprüfung. Die steuerliche Beratung und Vertretung im Rahmen einer Betriebsprüfung erfolgt dabei ausschließlich durch die AHW Hunold & Partner mbB.