Seit dem 9. Oktober 2025 prüfen Banken vor der Freigabe von Euro-Überweisungen, ob Empfängername und IBAN zusammengehören. Die Maßnahme soll Fehlüberweisungen vermeiden und Betrugsmaschen erschweren. In der Praxis erscheint vor dem Absenden der Zahlung ein kurzer Hinweis: stimmen die Daten, stimmen sie nahezu oder passen sie nicht. Die Entscheidung, ob trotzdem überwiesen wird, bleibt beim zahlenden Unternehmen. Genau an dieser Schnittstelle zeigt sich der Nutzen des Systems und zugleich der Hebel für bessere Rechnungsangaben.

Warum die Prüfung sinnvoll ist

Fehlgeleitete Zahlungen entstehen häufig nicht durch große Fehler, sondern durch kleine Abweichungen: eine Markenbezeichnung statt des Rechtsträgers, ein „&“ statt „und“, uneinheitliche Schreibweisen zwischen Rechnung, Webauftritt und Bankstammdaten. Die Empfängerüberprüfung macht solche Unterschiede sichtbar, bevor Geld unterwegs ist. Sie schützt damit vor klassischen Betrugsbildern mit manipulierten Rechnungsdaten und reduziert den Aufwand für Rückläufer und Klärungen.

Wichtig: Gängige Schreibvarianten werden in der Regel toleriert. Umlaute, „ß“ und Zeichen wie „&“ sind unkritisch, sofern der Kern des Namens erkennbar bleibt. Wo Eingabesysteme bestimmte Zeichen nicht zulassen, helfen einfache Transliterationen wie „ö“ → „oe“ oder „ß“ → „ss“. Warnhinweise sind dann ein Signal zur kurzen Plausibilisierung, nicht automatisch eine Sperre.

Der feine Unterschied bei Behördenzahlungen

Besonders deutlich wird der Nutzen bei Zahlungen an Finanzbehörden. Auf dem Bescheid kann ein Land oder eine Behörde als Absender stehen, während der eigentliche Zahlungsempfänger anders heißt. In Bayern ist zum Beispiel der Freistaat Empfänger, in Rheinland-Pfalz die zentrale Landesfinanzkasse, in Nordrhein-Westfalen das jeweils zuständige Finanzamt mit vollständiger Amtsbezeichnung. Die Empfängerüberprüfung blendet solche Differenzen auf und verhindert, dass formale Abweichungen unbemerkt bleiben. Maßgeblich sind immer die Zahlungsangaben im Bescheid oder auf der Amtsseite.

Chance statt Hürde: Rechnungsangaben jetzt schärfen

Die neue Prüfung lohnt sich als Anlass, die eigenen Angaben zu ordnen. Ziel ist Konsistenz über alle Medien hinweg, damit Kundinnen und Kunden ohne Reibung überweisen können.

  • Kontoinhabername einheitlich führen: Der bei der Bank hinterlegte Kontoinhaber sollte auf Rechnungen, Angeboten, Website und Signaturen wortgleich erscheinen. Marken- oder Kurzformen lassen sich mit der Bank als Alias hinterlegen, damit auch geläufige Varianten sicher erkannt werden.

  • Schreibweisen vereinheitlichen: Umlaute normal verwenden, bei technischen Grenzen transliterieren. „&“ und „und“ sind gleichwertig, Titel und stilistische Zusätze entfallen.

  • Behördliche Empfänger exakt übernehmen: Empfänger nicht vom Briefkopf ableiten, sondern die Bezeichnung aus Bescheid oder Portal übernehmen. Das reduziert Rückfragen und erspart Verzögerungen.

E-Rechnung als Beschleuniger

Wer auf E-Rechnung umstellt, verstärkt den Effekt. Strukturierte Formate übermitteln Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck maschinenlesbar. Ein QR-Code (EPC-QR, GiroCode) auf der Rechnung lässt Banking-Apps die Daten fehlerarm übernehmen. Das senkt die Zahl der Warnhinweise und beschleunigt den Zahlungseingang, ohne zusätzliche Erklärungen auf der Rechnung unterbringen zu müssen. Kurz: Mehr Sicherheit am Zielkonto, weniger Aufwand beim Zahlenden.

Was jetzt zählt – kompakt und praxistauglich

  1. Datenhygiene herstellen: Kontoinhaber in allen Vorlagen, Systemen und Außenauftritten identisch führen. Unterschiede zwischen Rechtsträger, Marke und Kontoname auflösen.

  2. Empfängerprüfung nutzen, nicht fürchten: Bei „nahezu übereinstimmend“ den angezeigten korrekten Namen übernehmen. Bei „nicht übereinstimmend“ stoppen und klären.

  3. Behördenlogik respektieren: Empfänger exakt aus Bescheid oder Amtsportal übernehmen. Interne Mustertexte und ERP-Stammdaten entsprechend anpassen.

  4. E-Rechnung ausrollen: Rechnungsdaten standardisieren, QR-Codes integrieren, Zahlungswege vereinfachen. Das reduziert Tippfehler, Rückfragen und Verzögerungen.

  5. Team informieren: Buchhaltung und Vertrieb kurz schulen, damit Hinweise richtig eingeordnet und Zahlungen zügig freigegeben werden.

Fazit

Die Empfängerüberprüfung ist kein Bürokratiestück, sondern ein Sicherheitsnetz, das gleichzeitig Ordnung in die eigenen Angaben bringt. Wer die Chance jetzt nutzt, gewinnt beides: weniger Angriffspunkte für Betrug und reibungslosere Zahlungseingänge. Die Umstellung auf E-Rechnung verstärkt diesen Effekt und macht den Zahlungsprozess für beide Seiten klarer und schneller.

Fragen zur Umsetzung oder zur Umstellung auf E-Rechnung und QR-Zahlungen?

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