Die Finanzverwaltung hat in jüngster Zeit klargestellt, dass bestimmte Pflichtangaben in Rechnungen nach den §§ 14 und 14a UStG nicht zwingend in deutscher Sprache erfolgen müssen. Stattdessen sind auch Begriffe aus anderen Amtssprachen der EU zulässig, wie sie in Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) verwendet werden. Diese Änderung wurde im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) vorgenommen. Für Unternehmen kann das neue „Amtssprachenwahlrecht“ bei Rechnungen praktische Vorteile bieten – insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen und internationalem Handel.

Hintergrund: UStG, UStAE und MwStSystRL

  • § 14 UStG regelt die Pflichtangaben in Rechnungen, wenn ein Unternehmer Leistungen erbringt.

  • § 14a UStG ergänzt besondere Regelungen etwa zur Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers („Reverse Charge“) oder zu Differenzbesteuerung und Reiseleistungen.

  • Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) konkretisiert, wie diese gesetzlichen Vorschriften in der Praxis umzusetzen sind.

  • Die Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL), insbesondere Artikel 226, verlangt, dass Pflichtangaben in Rechnungen in allen EU-Amtssprachen anerkannt sind – zumindest in der jeweiligen Sprachfassung der Richtlinie.

 

Was ist neu?

Laut Berichten (z. B. Haufe) wurde der UStAE dahingehend geändert, dass bestimmte Begriffe, die bislang zwingend in deutsch verwendet werden mussten, alternativ in einer Amtssprache der EU verwendet werden dürfen. 

Beispiele der betroffenen Begriffe:

  • „Reverse Charge“ als Alternative zu „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ 

  • „Self-billing“

  • „Margin scheme – Travel agents“ statt „Sonderregelung für Reisebüros“ 

  • „Margin scheme – Second-hand goods“ für „Gebrauchtgegenstände / Sonderregelung“ 

  • „Margin scheme – Works of art“, „Collectors’s items and antiques“ etc. 

Eine Anlage 8 zum UStAE führt die zulässigen Begrifflichkeiten in anderen Amtssprachen auf.

 

Rechtsgrundlage und Anwendung

  • Die Regelungen zu den Pflichtangaben ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG und § 14a UStG, insbesondere bei Fällen wie Reverse Charge, Differenzbesteuerung oder Reiseleistungen. 

  • Der UStAE-Abschnitt 14a.1 enthält nun Bestimmungen, in denen diese alternativen Bezeichnungen ausdrücklich erlaubt werden. 

  • Die Finanzverwaltung stellt klar, dass der Grundsatz des „Amtssprachenwahlrechts“ bei offenen Fällen anzuwenden ist, also nicht nur bei neuen Sachverhalten.

     

Vorteile & Risiken für Unternehmen

Vorteile

  1. Internationale Klarheit

    Wenn Kunden oder Geschäftspartner im Ausland sitzen, kann die Verwendung internationaler Begriffe (z. B. „Reverse Charge“) die Verständlichkeit erhöhen und Missverständnisse vermeiden.

  2. Standardisierung und Digitalisierung

    Bei Rechnungssoftware, elektronischen Rechnungen oder EU-weitem Handel kann das Angebot mehrerer Sprachvarianten sinnvoll sein.

  3. Flexibilität

    Unternehmen haben nun die Wahl, ob sie deutsche oder Amtssprachenbegriffe nutzen, abhängig von Rechnungsempfänger und Geschäftsumfeld.

Risiken und zu beachtende Punkte

  • Kombination mit Pflichtvorgaben

    Auch wenn alternative Begriffe verwendet werden dürfen, müssen alle anderen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG korrekt enthalten sein (Name, Anschrift, Steuernummer, Leistungsbeschreibung etc.). Eine falsche oder unklare Formulierung kann den Vorsteuerabzug gefährden.

  • Rechtssicherheit im Inland

    Finanzämter könnten bei Prüfungen kritisch sein, wenn der Begriff aus einer anderen Sprache verwendet wird und es Unklarheit gibt, ob der Begriff tatsächlich exakt das deutsche Pendant wiedergibt.

  • Software & Prozesse

    Rechnungssysteme, Templates und Prozesse müssen geprüft und gegebenenfalls angepasst werden, damit die alternativen Sprachbegriffe korrekt eingesetzt werden.

Praktische Umsetzung für Mandanten von AHW

  • Überprüfen Sie Ihre Rechnungsvorlagen, ob dort deutsche Begriffe wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Sonderregelung für Reisebüros“ fest hinterlegt sind.

  • Entscheiden Sie in Abstimmung mit Ihrer Buchhaltung und IT, welche Begriffe Sie künftig als Standard nutzen wollen – ggf. abhängig vom Rechnungsempfänger.

  • Schulen Sie Ihr Personal oder externe Dienstleister, damit alle Rechnungen künftig den Vorschriften des UStAE entsprechen.

  • Konsultieren Sie Ihre Steuerberatung / Rechtsabteilung, wenn grenzüberschreitende Leistungen vorliegen oder wenn Sie digitalisierte / elektronische Rechnungen verwenden.

Fazit

Die Änderung im UStAE, die Verwendung von Begriffen in anderen Amtssprachen erlaubt, ist eine willkommene Flexibilisierung für Unternehmen, insbesondere im EU-Umfeld. Sie schafft mehr Spielraum in der Gestaltung von Rechnungen und kann Verwaltungsaufwand reduzieren – vorausgesetzt, alle sonstigen Pflichtangaben bleiben korrekt.

Bei AHW begleiten wir Sie gerne bei der Umsetzung: von der Anpassung Ihrer Vorlagen über die Steuerung Ihrer Software bis hin zur Schulung Ihres Teams. Damit Ihre Rechnungsstellung auch weiterhin rechtssicher und effizient bleibt.