Wie sagt man so schön, ‚der erste Eindruck zählt’… Onboarding sollte demnach schon vom ersten Arbeitstag an erfolgreich ablaufen. In Zeiten von Corona ist die Einarbeitung im Homeoffice nicht untypisch und oft unvermeidbar. Wie können Sie den Onboarding-Prozess gestalten, wenn sich das Kollegium im Homeoffice befindet oder der erste Tag sogar direkt im Homeoffice stattfindet? Die klassische Einarbeitung durchläuft insgesamt drei Phasen. Die einzelnen Phasen sind durch unterschiedliche Zwischenziele gekennzeichnet, alle zusammen wollen sie nur eins erreichen; „Einen erfolgreichen und zufriedenen neuen Mitarbeitenden langfristig an Ihr Unternehmen zu binden“. Für die moderne Gestaltung eines Onboarding-Prozesses, egal ob im Office oder im Homeoffice, geben wir Ihnen einige unserer ‚Tipps & Tricks‘ mit auf den Weg:  

Phase 1 – Preboarding:

Das Preboarding bezeichnet die Wochen nach Abschluss des Arbeitsvertrag bis hin zum ersten Arbeitstag. In dieser Phase gilt es, alles notwendige für den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeitenden vorzubereiten und den Kontakt mit ihm zu halten. Diese Phase ist vor allem durch die folgenden Tätigkeiten gekennzeichnet
  • der Organisation des Arbeitsplatzes,
  • Anschaffen der IT,
  • Festlegen eines direkten Ansprechpartners (fachlich und/oder persönlich) für den Mitarbeitenden, z.B. durch ein Buddy-/Paten-System,
  • Erstellen des Einarbeitungsplans,
  • und Vorbereiten eines Willkommen-Geschenks.
Ziel ist, dass Sie Ihrem neuen Mitarbeitenden bereits ab dem Tag der Vertragsunterzeichnung ein Gefühl von Beständigkeit, Interesse und Sicherheit signalisieren.  

Phase 2 – Eintrittsphase:

In Phase 2, der sogenannten Eintrittsphase beginnt das eigentliche Onboarding. Die Eintrittsphase beginnt am ersten Arbeitstag und endet mit dem Abschluss des dritten Monats der Betriebszugehörigkeit. An folgenden Stationen der Eintrittsphase können Sie sich orientieren:
  • Die essentielle und persönliche Begrüßung am ersten Arbeitstag. Im Fall von Homeoffice fällt diese weg und sollte durch eine Alternative ersetzt werden. Zum Beispiel durch ein Willkommens-Meeting mit den neuen Team via Zoom, oder MS Teams.
  • Firmenrundgang – auch wenn sich der neue Mitarbeitende während des ersten Rundgangs noch nicht alle Namen seines neuen Kollegiums merken kann, gehört auch dieser Part sowie ggf. die synchrone Vermittlung der Firmenhistorie zum ersten Arbeitstag. Sie sind im Homeoffice oder der neue Mitarbeitende befindet sich nicht vor Ort? Drehen Sie doch ein kurzes Video.
  • Hat Ihr Unternehmen ein Leitbild bzw. ausformulierte Werte? Dann stellen Sie dem neuen Mitarbeitenden unbedingt Ihre Unternehmenskultur vor.
  • Fokussieren Sie sich in den ersten drei Monaten auf die fachliche Einarbeitung und klären Sie die gegenseitige Erwartungshaltung an das neue Beschäftigungsverhältnis.
Unsere Empfehlung: Führen Sie am Ende der Eintrittsphase ein ‚Probezeit-Halbzeit‘-Gespräch und evaluieren so, ob die gegenseitige Erwartungshaltung fachlich wie persönlich übereinstimmt.  

Phase 3 – Orientierungsphase:

Die Orientierungsphase beginnt ab dem vierten Monat und dauert bis zum Ende der Probezeit an. Der Fokus in der Orientierungsphase liegt darauf, dass
  • der neue Mitarbeitende sich auf persönlicher Ebene in das Team integriert und ‚ankommt‘. Aufgrund von Homeoffice kann sich diese Phase auch über das Ende der Probezeit hinaus verlängern, bleiben Sie geduldig.
  • Sie dem neuen Mitarbeitenden regelmäßiges Feedback geben und von ihm annehmen. Dafür bieten sich feste sowie regelmäßige Zeiträume an, um im ständigen Austausch zu bleiben.
  Wenn Sie die folgenden Punkte beherzigen, sollte dem erfolgreichen Gestalten Ihres internen Onboarding-Prozesses nichts mehr im Wege stehen. Für Rückfragen steht Ihnen gerne unsere Kollegin Frau Kathrin Heyn zur Verfügung. Kathrin Heyn – Personaldienstleistungskauffrau kathrin.heyn@ahw-unternehmerkanzlei.de