E-Rechnungen – Quo Vadis? 

Vor rund eineinhalb Jahren haben wir ausführlich über die bevorstehende Einführung der E-Rechnung zum 1. Januar 2025 informiert. Tatsächlich begann an diesem Tag lediglich eine 2-jährige Übergangsphase. Die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung besteht für die meisten Unternehmen erst am 1. Januar 2027 (und teilweise ab dem 1. Januar 2028). 

Und auch wenn es erst in einigen Monaten wirklich ernst wird, halten wir es für an der Zeit, jetzt nochmal aufmerksam zu machen. Denn für den, der bisher noch keine Vorkehrungen getroffen hat, wird es „höchste Eisenbahn“, wenn zum 1. Januar 2027 alle Prozesse funktionieren sollen.  

In aller Kürze: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein standardisierter Datensatz, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Es handelt sich nicht um eine pdf-Datei (die nur die Bildhafte Widergabe eines Datensatzes ist), sondern um eine XML-Datei, die ohne Software nicht für Menschen lesbar ist. 

E-Rechnungen gibt es in zwei gängigen Formaten, nämlich der XRechnung (reiner Datensatz) und dem ZUGFeRD-Format. Letzteres ist eine pdf-Datei, der der E-Rechnungs-Datensatz anhängt. Wichtig ist dabei aber, dass nicht die pdf-Datei die eigentliche Rechnung ist, sondern der Angang.  

Wer muss E-Rechnungen erteilen?

Grundsätzlich muss jeder Unternehmer E-Rechnungen schreiben, wenn er B2B, also an einen anderen Unternehmer, Leistungen abrechnet. Ab 2027 gilt das erstmal nur für die Unternehmer deren Umsatzerlöse 2026 mehr als EUR 800.000 betragen. Ab 2028 gilt das dann grundsätzlich für alle Unternehmer. 

Wer muss keine E-Rechnungen erteilen?

Wie gesagt, müssen Leistungen an Privatkunden nicht per E-Rechnungen abgerechnet werden. Hinzu kommen viele steuerfreie Leistungen, z.B. steuerfreie Finanzdienstleitungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen, Rechnungen über Kleinbeträge bis EUR 250,00 brutto sowie Fahrausweise.  

Unabhängig davon sind Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG grundsätzlich nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. 

Welche Angaben müssen E-Rechnungen enthalten?

E-Rechnungen müssen im strukturierten Teil (also im eigentlichen Datensatz) alle Informationen enthalten, die eine herkömmliche Rechnung auch enthalten musste (z.B. Namen des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungsbeschreibung). Neu (und im Einzelfall problematisch) ist, dass kein Verweis mehr auf andere Dokumente erfolgen darf, beispielsweise auf Verträge oder Lieferscheine.  

Das bedeutet beispielsweise, dass hinsichtlich der Leistungsbeschreibung kein Verweis auf einen abgeschlossenen Vertrag mehr reicht und sich die Leistungsbeschreibung hinreichend aus der Rechnung selbst ergeben muss. Hinsichtlich der Details, z.B. Stundennachweise, darf auf ein Anlage verwiesen werden. In der Rechnung selbst muss aber stehen, worum es bei der Leistung ging.  

Q&A

Ich habe für eine bezogene Leistung keine E-Rechnung erhalten, obwohl mein Lieferant/Dienstleister hätte mittels E-Rechnung abrechnen müssen. Ist das problematisch? 

Ja, denn ein Vorsteuerabzug steht einem Unternehmer weiterhin nur aus einer ordnungsgemäßen Rechnung zu. Und soweit E-Rechnungspflicht besteht, ist allein die E-Rechnung eine ordnungsgemäße Rechnung.  

Sofern zunächst eine herkömmliche Rechnung erteilt wurde, kann diese durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Dies dürfte auch regelmäßig in bestimmten Fällen notwendig werden, z.B. bei Barverkäufen im B2B-Bereich. Denn auch über Barverkäufe muss, wenn ansonsten die Voraussetzungen vorliegen, per E-Rechnung abgerechnet werden (etwa bei Geschäftsessen oder Materialeinkäufen im Baumarkt). Hier wird sich vermutlich die Praxis etablieren, zunächst eine herkömmliche Papierrechnung auszustellen und die E-Rechnung per E-Mail zu versenden oder über ein Portal zugänglich zu machen.  

Ich habe eine E-Rechnung erhalten, jedoch einen abweichenden Betrag bezahlt (z.B. aufgrund von Mängeln oder nachträglich vereinbarter Preisnachlässe). Brauche ich eine korrigierte E-Rechnung, um meinen Vorsteuerabzug zu erhalten? 

Grundsätzlich nicht. Allein die Minderung des Rechnungsbetrags führt nicht dazu, dass eine korrigierte Rechnung benötigt wird. Es wird einfach der reduzierte Vorsteuerabzug geltend gemacht.  

Etwas anders gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung, wenn sich Änderungen an der Leistungsbeschreibung ändern, die Auswirkungen auf den Rechnungsbetrag haben, z.B. bei Veränderungen im Aufmaß bei Baustellen. Hier muss eine korrigierte Abrechnung erfolgen. In der Praxis könnte es sich als praktikabel erweisen, die Rechnungsgrundlagen abzustimmen, bevor dann eine E-Rechnung erteilt wird.  

Bei Rückfragen stehen wir gerne zur Verfügung!